Daftar periksa syarat komersial distributor

Penawaran harga pabrik bukanlah model bisnis distributor. Sebelum berkomitmen pada pesanan pertama, kedua pihak memerlukan catatan bersama mengenai produk, dasar harga, titik penyerahan, jadwal pembayaran, aturan kanal, kewajiban garansi, dan persyaratan untuk memperoleh hak wilayah di masa mendatang. Jika satu hal masih belum ditentukan, importir harus menetapkan asumsi, biaya, dan penanggung jawabnya, bukan menganggapnya gratis.

Daftar periksa ini dirancang untuk peninjauan komersial setelah produk lolos penyaringan permintaan awal. Daftar ini mendukung negosiasi, tetapi tidak menggantikan kontrak yang telah ditinjau untuk pasar tujuan.

1. Tetapkan ruang lingkup penawaran

Minta penawaran dengan kontrol versi yang mencantumkan:

• Entitas penjual yang sah secara hukum, entitas penerbit faktur, penerima pembayaran pada rekening bank, dan entitas manufaktur.
• Model, spesifikasi, aksesori, kemasan, dan dokumentasi yang disertakan secara tepat.
• Harga satuan, mata uang, masa berlaku penawaran, dan tingkatan harga berdasarkan volume.
• Jumlah pesanan minimum berdasarkan model, warna, dan versi kemasan.
• Biaya perkakas, sampel, label, lokalisasi, dan sertifikasi.
• Waktu tunggu produksi, asumsi kapasitas, dan kendala musiman.
• Aturan Incoterms, tempat atau pelabuhan, serta tahun aturan yang disebutkan secara spesifik.

“FOB China” tidak lengkap karena tidak menyebutkan pelabuhan, pengaturan pengapalan, atau versi aturan yang digunakan. Aturan ICC Incoterms 2020 mengalokasikan biaya, risiko, dan kewajiban tertentu; aturan tersebut tidak menetapkan ketentuan pembayaran, pengalihan hak milik, kesesuaian produk, atau garansi. Hal-hal tersebut memerlukan klausul terpisah.

Jika pemasok mengusulkan DDP, gunakan audit penawaran DDP terpisah untuk mengidentifikasi importir atau deklaran, catatan kepabeanan, biaya yang sudah termasuk maupun yang bersyarat, serta serah terima pada tahap pengiriman akhir sebelum melakukan pembayaran.

2. Hitung biaya landed per unit yang dapat dijual

Gunakan model yang dapat disesuaikan ketika biaya angkutan, bea, atau nilai tukar berubah. Setidaknya, masukkan:

• Biaya produk dan kemasan.
• Transportasi di negara asal, penanganan ekspor, dan inspeksi.
• Angkutan internasional dan asuransi kargo.
• Bea masuk, biaya kepabeanan, biaya broker, dan pajak yang tidak dapat dikreditkan kembali.
• Pengujian, registrasi, label, manual, dan pekerjaan pengemasan lokal.
• Penanganan di tempat tujuan, pengiriman darat, pergudangan, dan pemenuhan pesanan.
• Biaya pembiayaan sejak tanggal pembayaran deposit hingga penerimaan pembayaran dari penjualan.
• Perkiraan kerusakan, pengembalian, biaya tenaga kerja garansi, penggantian, dan suku cadang.
• Kontribusi pemasaran, biaya marketplace, rabat pengecer, dan komisi penjualan.

Bagilah total biaya yang diperkirakan dengan unit yang dapat dijual, bukan unit yang dikirim. Jika 2% dicadangkan untuk kerusakan, demonstrasi, penggantian, dan kegagalan dini, penyebutnya harus mencerminkan kehilangan tersebut. Jalankan skenario dasar, skenario buruk, dan skenario tekanan untuk biaya angkutan, nilai tukar, tingkat penjualan, dan tingkat pengembalian.

3. Uji alur margin kanal

Hitung mundur dari harga eceran bersih yang realistis setelah pajak penjualan dan promosi yang diperkirakan. Kurangi margin pengecer atau marketplace, biaya distribusi lokal, pemasaran, cadangan layanan, dan margin target distributor. Sisanya merupakan biaya landed maksimum yang dapat dipertahankan.

Ajukan empat pertanyaan:

• Apakah produk tetap layak secara komersial setelah diskon promosi rutin?
• Apakah margin mencukupi untuk setiap lapisan kanal yang benar-benar diperlukan?
• Siapa yang membiayai diskon peluncuran, demonstrasi, pencantuman produk, dan stok yang dikembalikan?
• Apa yang terjadi jika merek menjual langsung atau menunjuk kanal lain dengan harga lebih rendah?

Harga eceran yang direkomendasikan berguna sebagai panduan penentuan posisi, bukan bukti bahwa pelanggan akan bersedia membayarnya atau bahwa hukum persaingan mengizinkan praktik penetapan harga tertentu. Dapatkan nasihat setempat mengenai penetapan harga jual kembali dan pembatasan kanal.

4. Negosiasikan pembayaran berdasarkan tonggak pencapaian

Catat tonggak pembayaran deposit, pelunasan, inspeksi, dan pelepasan dokumen. Tetapkan peristiwa yang memicu setiap pembayaran: penerimaan pesanan pembelian, persetujuan sampel, penyelesaian produksi, kelulusan inspeksi, pengapalan, atau penerimaan dokumen tertentu.

Gunakan alur kerja persetujuan sampel dan pelepasan produksi massal untuk menetapkan bukti yang diperlukan sebelum pelunasan wajib dibayar.

• Konfirmasikan mata uang, biaya bank, dan eksposur nilai tukar.
• Pastikan perubahan penerima pembayaran pada rekening bank memerlukan proses persetujuan yang diautentikasi.
• Tentukan upaya pemulihan atas keterlambatan pengiriman, kegagalan inspeksi, atau kekurangan jumlah pengiriman.
• Sepakati apakah deposit dapat dikembalikan atau diperhitungkan sebagai kredit ketika pemasok tidak dapat memenuhi spesifikasi yang telah disetujui.
• Jangan menganggap fasilitas pembayaran kredit pada masa mendatang sebagai sesuatu yang pasti kecuali telah didokumentasikan.

5. Tetapkan fleksibilitas pesanan dan kinerja pengiriman

MOQ harus ditinjau bersama bauran produk, karton, stok pengganti, dan akurasi prakiraan. Total pesanan yang masih dapat dikelola tetap dapat menimbulkan stok mati jika setiap warna atau model memiliki sub-MOQ yang tinggi. Gunakan metode terkendali untuk menentukan ukuran pesanan pertama guna menetapkan batas maksimum yang mengikat bagi importir sebelum menerima jumlah minimum utama yang diajukan pemasok.

Sepakati batas waktu pemesanan, proses prakiraan, perubahan yang disetujui, rentang waktu penyelesaian produksi, aturan pengiriman sebagian, dan bukti yang diperlukan untuk pemberitahuan keterlambatan. Definisikan pengiriman tepat waktu menggunakan tanggal dan lokasi yang dapat diukur. Perjelas siapa yang membayar angkutan ekspres, penyimpanan, atau pelabelan ulang ketika kesalahan pemasok yang dapat dicegah menyebabkan keterlambatan.

6. Pisahkan wilayah dari eksklusivitas

Klausul wilayah harus menetapkan negara, jenis pelanggan, akun tertentu, kanal online, penjualan lintas batas, dan mitra yang sudah ada. Ketentuan eksklusivitas kemudian harus menyatakan apa yang bersifat eksklusif, untuk berapa lama, dan berdasarkan persyaratan kinerja apa.

• Periode uji coba awal dan tanggal peninjauan.
• Target pembelian, sell-through, atau akun aktif.
• Kewajiban pemasaran dan layanan bagi kedua pihak.
• Persyaratan data dan pelaporan.
• Masa perbaikan ketika target tidak tercapai.
• Aturan untuk penjualan langsung, tender, akun global, dan marketplace.
• Penanganan inventaris, pelanggan, dan garansi setelah pengakhiran.

Jangan menukar pesanan awal dalam jumlah besar dengan eksklusivitas yang tidak jelas. Uji coba terkendali dengan tonggak kinerja yang transparan melindungi kedua pihak dan menghasilkan bukti untuk penunjukan distributor dengan jangka waktu yang lebih panjang.

7. Alokasikan biaya garansi, pengembalian, dan suku cadang

Ketentuan garansi harus menjawab pertanyaan operasional, bukan hanya menyatakan durasi:

• Kapan cakupan dimulai dan bukti apa dari pengguna akhir yang diperlukan?
• Kegagalan mana yang ditanggung, dikecualikan, atau dianggap sebagai penyalahgunaan?
• Siapa yang mendiagnosis, memberikan otorisasi, memperbaiki, mengganti, dan berkomunikasi dengan pelanggan?
• Siapa yang membayar tenaga kerja, suku cadang, angkutan dua arah, bea, dan pembuangan?
• Stok pengganti dan suku cadang apa yang disertakan dalam setiap pesanan?
• Seberapa cepat pertanyaan teknis dan klaim harus dijawab?
• Apa yang terjadi pada klaim yang masih terbuka jika perjanjian berakhir?

Buat cadangan garansi dalam model margin meskipun pemasok menjanjikan suku cadang pengganti gratis. Tenaga kerja lokal, logistik, waktu henti, dan komunikasi dengan pelanggan tetap menimbulkan biaya.

8. Lampirkan dokumen pendukung pada perjanjian

Jika sesuai, tempatkan rincian komersial yang dapat berubah di luar teks hukum utama. Lampiran yang berguna mencakup daftar produk dan harga yang disetujui, spesifikasi, wilayah dan kanal, proses pemesanan, matriks tingkat layanan, alur kerja garansi, daftar suku cadang, komitmen pemasaran, target kinerja, dan daftar dokumen kepatuhan.

Dengan bantuan penasihat hukum yang kompeten, atur pula penggunaan kekayaan intelektual, kerahasiaan, perlindungan data, perubahan produk, hak audit dan inspeksi, penarikan produk, asuransi, pembatasan tanggung jawab, penyelesaian sengketa, dan pengakhiran.

Daftar periksa akhir sebelum pemesanan

• Entitas penjual yang sah secara hukum, penerima pembayaran, dan kewenangan merek telah diverifikasi.
• Setiap SKU yang dipesan memiliki spesifikasi dan referensi sampel yang disetujui.
• Aturan Incoterms dan tempat yang disebutkan telah dicantumkan secara lengkap.
• Model biaya landed dan margin mencakup skenario buruk.
• Tonggak pembayaran dikaitkan dengan bukti dan peristiwa penerimaan.
• Wilayah, kanal, penjualan langsung, dan persyaratan eksklusivitas dinyatakan secara eksplisit.
• Biaya tenaga kerja garansi, angkutan, suku cadang, dan waktu respons memiliki penanggung jawab.
• Dokumen kepatuhan dan persetujuan yang masih diperlukan dicantumkan berdasarkan model.
• Ukuran pesanan pertama ditetapkan sebagai uji komersial terkendali.
• Asumsi yang belum terselesaikan memiliki penanggung jawab dan tenggat waktu.

Sumber dan alat: ICC Incoterms 2020 untuk pembagian tanggung jawab berdasarkan aturan penyerahan dan EU Access2Markets untuk tarif, prosedur, dan persyaratan UE yang spesifik untuk setiap produk. Konfirmasikan perlakuan kepabeanan, pajak, persaingan, dan kontrak yang berlaku saat ini dengan penasihat berkualifikasi di pasar tujuan.