Una cotización de fábrica no es un modelo de negocio para un distribuidor. Antes de comprometerse con un primer pedido, ambas partes necesitan un registro compartido del producto, la base del precio, el punto de entrega, el calendario de pagos, las reglas del canal, las obligaciones de garantía y las condiciones para futuros derechos territoriales. Si algún elemento sigue sin definirse, el importador debe asignarle una suposición, un coste y un responsable, en lugar de tratarlo como gratuito.
Esta lista de comprobación está diseñada para la revisión comercial después de que un producto haya superado una evaluación inicial de la demanda. Apoya la negociación, pero no sustituye un contrato revisado para el mercado de destino.
1. Fijar el alcance de la cotización
Solicite una cotización con control de versiones que identifique:
- Vendedor legal, entidad de facturación, beneficiario bancario y entidad fabricante.
- Modelo exacto, especificación, accesorios, embalaje y documentación incluida.
- Precio unitario, moneda, validez de la cotización y tramos por volumen.
- Cantidad mínima de pedido por modelo, color y versión de embalaje.
- Costes de utillaje, muestras, etiquetas, localización y certificación.
- Plazo de producción, supuestos de capacidad y limitaciones estacionales.
- Regla Incoterms indicada, lugar o puerto indicado y año de la regla.
“FOB China” está incompleto porque no identifica el puerto, la operativa de envío ni la versión de la regla. Las reglas ICC Incoterms 2020 asignan costes, riesgos y obligaciones específicos; no establecen las condiciones de pago, la transferencia de propiedad, la conformidad del producto ni la garantía. Estos temas requieren cláusulas separadas.
Cuando un proveedor proponga DDP, aplique la auditoría específica de la cotización DDP para identificar al importador o declarante, el registro aduanero, los cargos incluidos y condicionales, y el traspaso en la entrega final antes del pago.
2. Calcular el coste puesto en destino por unidad vendible
Utilice un modelo que pueda modificarse cuando cambien el flete, los aranceles o los tipos de cambio. Como mínimo, incluya:
- Coste del producto y del embalaje.
- Transporte en origen, gestión de exportación e inspección.
- Flete internacional y seguro de carga.
- Aranceles, tasas aduaneras, cargos del agente y tributos no recuperables.
- Pruebas, registro, etiquetas, manuales y trabajo de embalaje local.
- Gestión en destino, entrega terrestre, almacenamiento y preparación de pedidos.
- Coste financiero desde la fecha del depósito hasta el cobro.
- Daños previstos, devoluciones, mano de obra de garantía, reemplazos y repuestos.
- Contribución de marketing, tarifas de marketplaces, bonificaciones a minoristas y comisiones de venta.
Divida el coste total previsto entre las unidades vendibles, no entre las unidades enviadas. Si se reserva un 2% para daños, demostraciones, reemplazos y fallos iniciales, el denominador debe reflejar esa pérdida. Ejecute escenarios base, desfavorables y de estrés para el flete, el tipo de cambio, la rotación de ventas y la tasa de devoluciones.
3. Probar la cascada de márgenes del canal
Trabaje hacia atrás desde el precio minorista neto realista después del impuesto sobre las ventas y las promociones previstas. Descuente el margen del minorista o marketplace, el coste de distribución local, el marketing, la reserva de servicio y el margen objetivo del distribuidor. El remanente es el coste puesto en destino máximo sostenible.
Haga cuatro preguntas:
- ¿Puede el producto soportar descuentos promocionales habituales?
- ¿Hay margen suficiente para cada nivel del canal que realmente se necesite?
- ¿Quién financia los descuentos de lanzamiento, las demostraciones, las altas de productos y el inventario devuelto?
- ¿Qué ocurre si la marca vende directamente o designa otro canal a un precio inferior?
Un precio minorista recomendado es una orientación útil de posicionamiento, no una prueba de que los clientes lo pagarán ni de que la legislación de competencia permita una práctica de precios concreta. Obtenga asesoramiento local sobre precios de reventa y restricciones del canal.
4. Negociar el pago contra hitos
Registre los hitos del depósito, el saldo, la inspección y la liberación de documentos. Defina el evento que activa cada pago: aceptación de la orden de compra, aprobación de la muestra, finalización de la producción, inspección aprobada, envío o recepción de documentos especificados.
Utilice el flujo de aprobación de muestras y liberación de la producción en volumen para definir las pruebas necesarias antes de que el saldo sea pagadero.
- Confirme la moneda, los cargos bancarios y la exposición al tipo de cambio.
- Verifique que los cambios del beneficiario bancario requieran un proceso de aprobación autenticado.
- Especifique las soluciones para entregas tardías, inspecciones fallidas o envíos incompletos.
- Acuerde si los depósitos son reembolsables o se acreditan cuando el proveedor no puede cumplir una especificación aprobada.
- No considere seguro un plazo de crédito futuro a menos que esté documentado.
5. Definir la flexibilidad del pedido y el desempeño de la entrega
La MOQ debe revisarse junto con la combinación de productos, las cajas, el inventario de reemplazo y la precisión de las previsiones. Un pedido total manejable aún puede generar inventario muerto si cada color o modelo tiene una sub-MOQ elevada. Utilice el método controlado de dimensionamiento del primer pedido para establecer el límite vinculante del importador antes de aceptar el mínimo anunciado por el proveedor.
Acuerde la fecha límite del pedido, el proceso de previsión, los cambios aprobados, el plazo de finalización de la producción, las reglas para envíos parciales y las pruebas necesarias para las notificaciones de demora. Defina la entrega puntual mediante una fecha y una ubicación medibles. Aclare quién paga el flete urgente, el almacenamiento o el reetiquetado cuando un error evitable del proveedor cause una demora.
6. Separar territorio de exclusividad
Una cláusula territorial debe definir países, tipos de clientes, cuentas designadas, canales online, ventas transfronterizas y socios existentes. La exclusividad debe indicar qué es exclusivo, durante cuánto tiempo y bajo qué condiciones de desempeño.
- Periodo inicial de prueba y fecha de revisión.
- Objetivos de compra, rotación de ventas o cuentas activas.
- Obligaciones de marketing y servicio para ambas partes.
- Requisitos de datos e informes.
- Periodo de subsanación cuando no se alcanza un objetivo.
- Reglas para ventas directas, licitaciones, cuentas globales y marketplaces.
- Tratamiento del inventario, los clientes y la garantía después de la terminación.
No intercambie un gran pedido inicial por una exclusividad vaga. Un piloto controlado con hitos de desempeño transparentes protege a ambas partes y genera pruebas para una designación más prolongada.
7. Asignar los costes de garantía, devoluciones y repuestos
El texto de la garantía debe responder a preguntas operativas, no solo indicar una duración:
- ¿Cuándo comienza la cobertura y qué prueba del usuario final se requiere?
- ¿Qué fallos están cubiertos, excluidos o se consideran un uso indebido?
- ¿Quién diagnostica, autoriza, repara, reemplaza y se comunica con el cliente?
- ¿Quién paga la mano de obra, las piezas, el flete de ida y vuelta, los aranceles y la eliminación?
- ¿Qué inventario de reemplazo y repuestos se incluyen con cada pedido?
- ¿Con qué rapidez deben responderse las preguntas técnicas y las reclamaciones?
- ¿Qué ocurre con las reclamaciones abiertas si el acuerdo termina?
Cree una reserva de garantía en el modelo de márgenes incluso cuando el proveedor prometa repuestos de reemplazo gratuitos. La mano de obra local, la logística, el tiempo de inactividad y la comunicación con el cliente siguen teniendo un coste.
8. Adjuntar anexos al acuerdo
Mantenga los detalles comerciales cambiantes fuera del texto legal principal cuando corresponda. Entre los anexos útiles se incluyen la lista aprobada de productos y precios, las especificaciones, el territorio y los canales, el proceso de pedidos, la matriz de niveles de servicio, el flujo de garantía, la lista de repuestos, los compromisos de marketing, los objetivos de desempeño y el registro de documentos de cumplimiento.
Aborde también el uso de la propiedad intelectual, la confidencialidad, la protección de datos, los cambios del producto, los derechos de auditoría e inspección, las retiradas, el seguro, la limitación de responsabilidad, la resolución de disputas y la terminación con asesoría jurídica cualificada.
Lista final de comprobación antes del pedido
- El vendedor legal, el beneficiario del pago y la autoridad de la marca están verificados.
- Cada SKU pedido tiene una especificación aprobada y una referencia de muestra.
- La regla Incoterms y el lugar indicado están completos.
- Los modelos de coste puesto en destino y de margen incluyen escenarios desfavorables.
- Los hitos de pago están vinculados a pruebas y eventos de aceptación.
- Las condiciones de territorio, canales, ventas directas y exclusividad son explícitas.
- La mano de obra de garantía, el flete, las piezas y los tiempos de respuesta tienen responsables.
- Los documentos de cumplimiento y las aprobaciones pendientes están enumerados por modelo.
- El primer pedido está dimensionado como una prueba comercial controlada.
- Las suposiciones no resueltas tienen un responsable y una fecha límite.
Fuentes y herramientas: ICC Incoterms 2020 para las responsabilidades de las reglas de entrega y EU Access2Markets para los aranceles, procedimientos y requisitos de la UE específicos del producto. Confirme el tratamiento aduanero, fiscal, de competencia y contractual vigente con asesores cualificados del mercado de destino.
