Checkliste für kommerzielle Distributorenkonditionen

Ein Fabrikangebot ist noch kein Geschäftsmodell für einen Distributor. Vor der Verpflichtung zu einer Erstbestellung benötigen beide Seiten eine gemeinsame Dokumentation des Produkts, der Preisgrundlage, des Lieferorts, des Zahlungsplans, der Vertriebskanalregeln, der Gewährleistungsverpflichtungen und der Bedingungen für künftige Gebietsrechte. Bleibt ein Punkt undefiniert, sollte der Importeur eine Annahme, einen Kostenwert und einen Verantwortlichen festlegen, statt ihn als kostenlos zu behandeln.

Diese Checkliste ist für die kaufmännische Prüfung vorgesehen, nachdem ein Produkt eine erste Nachfrageprüfung bestanden hat. Sie unterstützt die Verhandlung, ersetzt jedoch keinen für den Zielmarkt geprüften Vertrag.

1. Den Umfang des Angebots festschreiben

Fordern Sie ein versionskontrolliertes Angebot an, aus dem Folgendes hervorgeht:

• Rechtlicher Verkäufer, Rechnungsteller, Bankbegünstigter und produzierendes Unternehmen.
• Exaktes Modell, Spezifikation, Zubehör, Verpackung und enthaltene Dokumentation.
• Stückpreis, Währung, Gültigkeit des Angebots und Mengenstaffeln.
• Mindestbestellmenge je Modell, Farbe und Verpackungsvariante.
• Werkzeugkosten, Muster, Etiketten, Lokalisierung und Zertifizierungskosten.
• Produktionsvorlaufzeit, Kapazitätsannahmen und saisonale Einschränkungen.
• Benannte Incoterms-Regel, benannter Ort oder Hafen sowie Regeljahr.

„FOB China“ ist unvollständig, da Hafen, Versandvereinbarung und Version der Regel nicht angegeben sind. Die ICC Incoterms 2020 rules teilen bestimmte Kosten, Risiken und Pflichten zu; sie regeln jedoch weder Zahlung, Eigentumsübergang, Produktkonformität noch Gewährleistungsbedingungen. Diese Themen benötigen separate Klauseln.

Wenn ein Lieferant DDP vorschlägt, wenden Sie die separate DDP-Angebotsprüfung an, um vor der Zahlung den Importeur oder Anmelder, den Zollnachweis, enthaltene und bedingte Kosten sowie die Übergabe bei der Endlieferung zu identifizieren.

2. Einstandskosten je verkaufsfähiger Einheit berechnen

Verwenden Sie ein Modell, das angepasst werden kann, wenn sich Frachtkosten, Zölle oder Wechselkurse ändern. Berücksichtigen Sie mindestens:

• Produkt- und Verpackungskosten.
• Transport am Ursprungsort, Exportabwicklung und Prüfung.
• Internationale Fracht und Transportversicherung.
• Zölle, Zollgebühren, Maklerkosten und nicht erstattungsfähige Steuern.
• Prüfungen, Registrierung, Etiketten, Handbücher und lokale Verpackungsarbeiten.
• Abfertigung am Bestimmungsort, Inlandslieferung, Lagerung und Fulfilment.
• Finanzierungskosten vom Datum der Anzahlung bis zum Zahlungseingang.
• Erwartete Schäden, Rücksendungen, Gewährleistungsarbeit, Ersatzlieferungen und Ersatzteile.
• Marketingbeitrag, Marktplatzgebühren, Händlervergütungen und Verkaufsprovisionen.

Teilen Sie die erwarteten Gesamtkosten durch verkaufsfähige Einheiten, nicht durch versendete Einheiten. Wenn 2 % für Schäden, Vorführungen, Ersatzlieferungen und frühe Ausfälle zurückgestellt werden, muss der Nenner diesen Verlust widerspiegeln. Erstellen Sie Basis-, Negativ- und Stressszenarien für Fracht, Wechselkurs, Abverkaufsquote und Rücksendequote.

3. Die Margenstufen des Vertriebskanals prüfen

Rechnen Sie vom realistischen Nettoladenpreis nach Umsatzsteuer und erwarteten Aktionen rückwärts. Ziehen Sie die Marge des Händlers oder Marktplatzes, lokale Vertriebskosten, Marketing, Service-Rückstellungen und die Zielmarge des Distributors ab. Der verbleibende Betrag entspricht den maximal nachhaltig tragfähigen Einstandskosten.

Stellen Sie vier Fragen:

• Kann das Produkt routinemäßige Rabattaktionen verkraften?
• Ist für jede tatsächlich erforderliche Vertriebsebene ausreichend Marge vorhanden?
• Wer finanziert Einführungsrabatte, Vorführungen, Listungen und zurückgesendete Ware?
• Was geschieht, wenn die Marke direkt verkauft oder einen anderen Kanal zu einem niedrigeren Preis einsetzt?

Eine unverbindliche Preisempfehlung ist eine nützliche Orientierung für die Positionierung, aber kein Beleg dafür, dass Kunden diesen Preis zahlen oder dass das Wettbewerbsrecht eine bestimmte Preisgestaltung erlaubt. Holen Sie lokalen Rat zu Wiederverkaufspreisen und Vertriebsbeschränkungen ein.

4. Zahlungen an Meilensteine knüpfen

Dokumentieren Sie Meilensteine für Anzahlung, Restzahlung, Prüfung und Freigabe von Dokumenten. Definieren Sie das Ereignis, das jede Zahlung auslöst: Annahme der Bestellung, Freigabe des Musters, Abschluss der Produktion, bestandene Prüfung, Versand oder Eingang bestimmter Dokumente.

Nutzen Sie den Freigabeprozess für genehmigte Muster und Serienproduktion, um die erforderlichen Nachweise festzulegen, bevor die Restzahlung fällig wird.

• Bestätigen Sie Währung, Bankgebühren und Wechselkursrisiken.
• Stellen Sie sicher, dass Änderungen des Zahlungsempfängers ein authentifiziertes Genehmigungsverfahren erfordern.
• Legen Sie Abhilfen bei verspäteter Lieferung, nicht bestandener Prüfung oder Mindermenge fest.
• Vereinbaren Sie, ob Anzahlungen erstattungsfähig sind oder gutgeschrieben werden, wenn der Lieferant eine genehmigte Spezifikation nicht erfüllen kann.
• Behandeln Sie eine künftige Zahlungsfrist nur dann als sicher, wenn sie dokumentiert ist.

5. Bestellflexibilität und Lieferleistung definieren

MOQ sollte zusammen mit Produktmix, Kartons, Ersatzbestand und Prognosegenauigkeit geprüft werden. Eine insgesamt überschaubare Bestellung kann dennoch zu unverkäuflichem Bestand führen, wenn jede Farbe oder jedes Modell eine hohe Teil-MOQ hat. Verwenden Sie die Methode zur kontrollierten Bemessung der Erstbestellung, um vor der Annahme des vom Lieferanten genannten Mindestwerts die verbindliche Obergrenze des Importeurs festzulegen.

Vereinbaren Sie Bestellschluss, Prognoseprozess, genehmigte Änderungen, Zeitfenster für den Produktionsabschluss, Regeln für Teillieferungen und die für Verzugsanzeigen erforderlichen Nachweise. Definieren Sie termingerechte Lieferung anhand eines messbaren Datums und Ortes. Klären Sie, wer für Expressfracht, Lagerung oder eine neue Etikettierung zahlt, wenn ein vermeidbarer Fehler des Lieferanten eine Verzögerung verursacht.

6. Gebiet und Exklusivität getrennt behandeln

Eine Gebietsklausel sollte Länder, Kundentypen, benannte Kunden, Online-Kanäle, grenzüberschreitende Verkäufe und bestehende Partner definieren. Die Exklusivität sollte anschließend festlegen, was exklusiv ist, wie lange sie gilt und unter welchen Leistungsbedingungen.

• Anfänglicher Probezeitraum und Überprüfungsdatum.
• Ziele für Einkauf, Abverkauf oder aktive Kundenkonten.
• Marketing- und Servicepflichten beider Parteien.
• Anforderungen an Daten und Berichte.
• Nachbesserungsfrist bei Nichterreichen eines Ziels.
• Regeln für Direktverkäufe, Ausschreibungen, globale Kunden und Marktplätze.
• Behandlung von Bestand, Kunden und Gewährleistung nach Vertragsbeendigung.

Tauschen Sie keine große Eröffnungsbestellung gegen eine vage Exklusivität. Ein kontrolliertes Pilotprojekt mit transparenten Leistungsmeilensteinen schützt beide Seiten und schafft Nachweise für eine längerfristige Bestellung als Vertriebspartner.

7. Kosten für Gewährleistung, Rücksendungen und Ersatzteile zuordnen

Die Gewährleistungsregelung sollte operative Fragen beantworten und nicht nur eine Laufzeit nennen:

• Wann beginnt der Schutz und welcher Nachweis des Endkunden ist erforderlich?
• Welche Ausfälle sind abgedeckt, ausgeschlossen oder werden als Fehlgebrauch behandelt?
• Wer diagnostiziert, genehmigt, repariert, ersetzt und kommuniziert mit dem Kunden?
• Wer zahlt Arbeitsleistung, Teile, Hin- und Rückfracht, Zölle und Entsorgung?
• Welcher Ersatzbestand und welche Ersatzteile sind in jeder Bestellung enthalten?
• Wie schnell müssen technische Fragen und Ansprüche beantwortet werden?
• Was geschieht mit offenen Ansprüchen, wenn die Vereinbarung endet?

Planen Sie auch dann eine Gewährleistungsrückstellung im Margenmodell ein, wenn der Lieferant kostenlose Ersatzteile verspricht. Lokale Arbeitskosten, Logistik, Ausfallzeiten und Kundenkommunikation verursachen weiterhin Kosten.

8. Anlagen an die Vereinbarung anhängen

Halten Sie veränderliche kaufmännische Details, soweit angemessen, außerhalb des Hauptvertragstextes fest. Nützliche Anlagen umfassen die genehmigte Produkt- und Preisliste, Spezifikationen, Gebiete und Kanäle, Bestellprozess, Service-Level-Matrix, Gewährleistungsprozess, Ersatzteilliste, Marketingverpflichtungen, Leistungsziele und das Register der Konformitätsdokumente.

Regeln Sie mit qualifizierter Rechtsberatung außerdem die Nutzung geistigen Eigentums, Vertraulichkeit, Datenschutz, Produktänderungen, Audit- und Prüfungsrechte, Rückrufe, Versicherungen, Haftungsbeschränkung, Streitbeilegung und Vertragsbeendigung.

Abschließende Checkliste vor der Bestellung

• Der rechtliche Verkäufer, der Zahlungsempfänger und die Markenberechtigung sind überprüft.
• Jede bestellte SKU verfügt über eine genehmigte Spezifikation und einen Musterverweis.
• Die Incoterms-Regel und der benannte Ort sind vollständig.
• Modelle für Einstandskosten und Marge enthalten Negativszenarien.
• Zahlungsmeilensteine sind mit Nachweisen und Abnahmeereignissen verknüpft.
• Gebiet, Kanäle, Direktverkäufe und Exklusivitätsbedingungen sind ausdrücklich geregelt.
• Für Gewährleistungsarbeit, Fracht, Teile und Antwortzeiten sind Verantwortliche benannt.
• Konformitätsdokumente und ausstehende Genehmigungen sind nach Modell aufgeführt.
• Die Erstbestellung ist als kontrollierter kaufmännischer Test bemessen.
• Für ungeklärte Annahmen sind Verantwortliche und Fristen benannt.

Quellen und Werkzeuge: ICC Incoterms 2020 für Verantwortlichkeiten nach Lieferregeln und EU Access2Markets für produktspezifische EU-Zölle, Verfahren und Anforderungen. Lassen Sie die aktuelle Behandlung von Zoll, Steuern, Wettbewerb und Verträgen durch qualifizierte Berater im Zielmarkt bestätigen.