Tanda CE pada suatu produk, laporan laboratorium dalam folder pemasok, dan Deklarasi Kesesuaian UE semuanya dapat terlihat meyakinkan meskipun merujuk pada produk yang berbeda. Risiko komersialnya bukan hanya soal apakah suatu dokumen asli. Persoalannya adalah apakah seluruh rantai bukti mengidentifikasi model dan konfigurasi persis yang hendak Anda impor, produsen yang bertanggung jawab, serta setiap aturan UE yang berlaku bagi produk tersebut.
Panduan video · Bahasa Inggris
3:16
Jawaban langsung: buat tabel identitas baris demi baris sebelum menerima kumpulan berkas. Model pada pesanan pembelian, label produk, kemasan, petunjuk pengguna, Deklarasi Kesesuaian UE, laporan pengujian, dan indeks dokumentasi teknis harus merujuk pada produk yang sama. Kemudian periksa apakah peraturan yang dinyatakan dan jalur penilaiannya sesuai dengan produk serta tujuan penggunaannya. Perlakukan hubungan yang hilang, bertentangan, atau hanya didasarkan pada penjelasan pemasok sebagai kesenjangan bukti yang masih terbuka. Jangan menyelesaikannya dengan mengedit PDF, mengganti label stok, atau berasumsi bahwa model serupa juga tercakup.
Panduan ini membahas satu keputusan: apakah model produk dan SKU persis yang akan diimpor ke UE memiliki bukti yang dapat diidentifikasi secara memadai dan menghubungkan produsen, merek, serta model yang sama dengan aturan UE yang berlaku, penilaian kesesuaian, deklarasi, dokumentasi teknis, label, dan konfigurasi yang dipasok. Ini adalah alur kerja bukti pengadaan, bukan nasihat hukum, teknik, atau penilaian kesesuaian. Persyaratan UE dan nasional yang khusus untuk produk berbeda-beda; gunakan spesialis berkualifikasi apabila kategori, tujuan penggunaan, atau konsekuensinya memerlukan hal tersebut.
Mulailah dari produk, bukan nama folder pemasok
Tetapkan produk yang sedang Anda pertimbangkan sebelum meninjau dokumen. Catat penjual yang sah secara hukum, produsen, merek, model atau tipe persis, SKU, revisi perangkat keras, firmware jika relevan, nilai nominal, aksesori, catu daya, modul radio, versi kemasan, dan tujuan penggunaan. Foto sampel dan setiap label identifikasi. Jika suatu komponen atau modul opsional dapat mengubah persyaratan yang berlaku, sertakan komponen atau modul tersebut dalam konfigurasi yang ditetapkan.
Sebelum mengandalkan nama penjual atau produsen dalam paket dokumen, gunakan alur kerja verifikasi penjual yang sah secara hukum, kewenangan merek, eksportir, dan penerima pembayaran untuk menetapkan rantai identitas transaksi secara independen.
Jangan gunakan judul penawaran seperti “versi UE” sebagai identitas produk. Jangan berasumsi bahwa dua selungkup yang tampak sama menggunakan sirkuit, komponen penting, perangkat lunak, atau hasil pengujian yang sama. Jika pesanan akan mencantumkan nama atau merek dagang importir sendiri, atau importir memodifikasi produk, tetapkan peran pelaku ekonomi yang timbul sebelum menganggap dokumen asli pabrik sudah memadai.
1. Buat tabel identitas model persis
Buat satu baris untuk setiap item yang memuat identitas dan salin persis apa yang tercantum. Jangan menyeragamkan nama yang berbeda saat mengumpulkan bukti.
| Item | Data yang perlu dicatat | Pertanyaan keputusan |
|---|---|---|
| Pesanan pembelian dan spesifikasi | Penjual, produsen jika disebutkan, merek, model, SKU, revisi, nilai nominal, opsi, dan aksesori | Apakah ini konfigurasi komersial persis yang sedang dibeli? |
| Sampel fisik dan label produksi | Merek, model atau tipe, pengidentifikasi nomor seri atau batch, produsen, dan rincian pelaku ekonomi yang diwajibkan | Dapatkah unit yang dipasok ditelusuri ke produk yang dinyatakan? |
| Deklarasi Kesesuaian UE | Produsen dan alamatnya, identifikasi produk, peraturan perundang-undangan, standar atau spesifikasi, badan ternotifikasi jika berlaku, penandatangan, tempat, dan tanggal | Apakah produsen menyatakan tanggung jawab atas produk yang dapat diidentifikasi ini? |
| Laporan pengujian atau sertifikat | Pemohon, produsen, model sampel, varian, nomor laporan, tanggal penerbitan, metode, standar, hasil, foto, dan modifikasi | Apakah sampel yang dinilai memiliki desain dan konfigurasi yang sama? |
| Indeks dokumentasi teknis | Gambar teknis, daftar material dan komponen, komponen penting, penilaian risiko, persyaratan yang diterapkan, laporan, label, dan petunjuk | Dapatkah rantai bukti menjelaskan bagaimana produk ini memenuhi setiap persyaratan yang berlaku? |
Catat setiap ketidakcocokan secara harfiah: “Model PO AB-210; model DoC seri AB-200; laporan pengujian AB-200; foto label AB-210E.” Pernyataan pemasok bahwa suatu model “tercakup” adalah klaim yang harus diverifikasi, bukan pengganti mata rantai yang hilang. Mintalah dokumen yang dikendalikan oleh produsen dan menjelaskan keluarga model, perbedaannya, serta dasar teknis cakupannya.
2. Periksa Deklarasi Kesesuaian sebagai deklarasi hukum
Panduan resmi UE menjelaskan Deklarasi Kesesuaian UE sebagai pernyataan yang ditandatangani produsen bahwa produk yang diidentifikasi mematuhi persyaratan UE yang berlaku. Deklarasi tersebut harus mencantumkan produsen atau perwakilan resminya, nomor seri produk, identifikasi model atau tipe, informasi ketertelusuran, peraturan perundang-undangan yang relevan, standar atau cara lain yang digunakan untuk menunjukkan kepatuhan, rincian badan ternotifikasi jika berlaku, serta tanda tangan pihak yang bertanggung jawab dan tanggal.
Gunakan struktur tersebut sebagai pemeriksaan kelengkapan, tetapi jangan menyetujui produk hanya karena templatnya tampak benar. Pastikan produsen yang disebutkan sesuai dengan produk dan pengaturan komersial; penandatangan bertindak atas nama entitas tersebut; deskripsi produk dapat dikaitkan dengan model yang telah ditetapkan; dan peraturan yang dicantumkan masuk akal untuk produk, fungsi, serta tujuan penggunaannya. Jika beberapa peraturan UE mewajibkan deklarasi, deklarasi tersebut harus mencakup peraturan yang relevan, bukan hanya memilih peraturan yang paling mudah.
Laboratorium pengujian tidak menggantikan produsen sebagai penerbit Deklarasi Kesesuaian. “Sertifikat CE” generik tidak sama dengan Deklarasi Kesesuaian UE, dan Komisi Eropa menyatakan bahwa tidak ada badan pusat UE yang memberikan izin atau sertifikat universal untuk menggunakan tanda CE. Peraturan yang berlaku menentukan apakah penilaian mandiri diizinkan atau keterlibatan badan ternotifikasi diwajibkan.
3. Petakan aturan yang berlaku sebelum membandingkan judul laporan
Catat kategori produk, pengguna yang dituju, lingkungan penggunaan, sumber energi, fungsi komunikasi, material, dan klaim. Gunakan sumber resmi mengenai aturan produk UE untuk mengidentifikasi peraturan yang mungkin berlaku. Satu produk dapat tercakup dalam beberapa peraturan, dan tanda CE pada suatu komponen tidak dengan sendirinya membuktikan kesesuaian produk rakitan akhir.
Untuk setiap peraturan yang mungkin berlaku, catat persyaratan esensial, jalur penilaian kesesuaian, apakah badan ternotifikasi diwajibkan, bukti teknis yang dijadikan dasar, persyaratan pelabelan dan petunjuk, serta pihak yang bertanggung jawab menyimpan dokumen. Jangan memperlakukan daftar standar sebagai pengganti peta ini. Standar harmonisasi dapat mendukung praduga kesesuaian untuk persyaratan yang dicakupnya, tetapi produsen tetap harus mengidentifikasi persyaratan yang berlaku serta menangani risiko dan fungsi di luar cakupan tersebut.
4. Telusuri setiap laporan pengujian ke desain yang dipasok
Untuk setiap laporan, catat model yang diuji, pemohon, produsen, tanggal penerimaan sampel, tanggal pengujian, standar dan edisinya, foto, deskripsi sirkuit atau konstruksi, daftar komponen penting, versi perangkat lunak jika relevan, kondisi pengujian, penyimpangan, dan kesimpulan. Bandingkan data tersebut dengan produk saat ini, bukan hanya dengan mencocokkan halaman pertama.
Jika sebuah laporan mencakup keluarga model, dapatkan tabel perbedaan yang dikendalikan dan alasan teknis untuk memperluas hasilnya. Pastikan konfigurasi kasus terburuk dipilih apabila hal tersebut relevan. Akhiran satu karakter dapat berupa kode warna, tetapi juga dapat menunjukkan catu daya, modul radio, material selungkup, atau konfigurasi pasar yang berbeda. Importir tidak dapat menentukan artinya hanya dari bentuk penulisannya.
Tanyakan apa yang berubah setelah pengujian. Desain produk, komponen penting, firmware, pemasok, standar, dan persyaratan hukum dapat berubah. Panduan CE UE menyatakan bahwa Deklarasi Kesesuaian dan dokumentasi teknis pendukung harus selalu diperbarui serta ditinjau ketika produk atau peraturan yang berlaku berubah. Kaitkan bukti dengan revisi yang sedang diproduksi, bukan sekadar dengan model yang dahulu diuji.
5. Verifikasi klaim badan ternotifikasi dalam cakupan yang benar
Jika jalur penilaian kesesuaian yang berlaku memerlukan badan ternotifikasi, catat nomor identifikasi empat digitnya, nama badan hukum, peraturan dan cakupan produk yang menjadi dasar notifikasinya, prosedur yang dilakukan, serta referensi sertifikat. Verifikasi rincian tersebut dalam sistem informasi NANDO milik Komisi Eropa dan terhadap sertifikatnya sendiri.
Jangan menyimpulkan bahwa setiap laboratorium, perusahaan inspeksi, atau pemilik logo sertifikasi merupakan badan ternotifikasi untuk semua produk. Suatu organisasi mungkin hanya dinotifikasi untuk peraturan, modul, atau keluarga produk tertentu. Sebaliknya, tidak adanya sertifikat badan ternotifikasi tidak otomatis merupakan kegagalan apabila aturan yang berlaku mengizinkan penilaian mandiri oleh produsen. Peta aturan produklah yang menentukan bukti yang diperlukan.
6. Bandingkan dokumen dengan label, kemasan, dan petunjuk
Tinjau desain label, kemasan, dan petunjuk yang siap diproduksi, bukan maket milik pelanggan lain. Periksa model persis, identifikasi produsen, rincian importir jika diwajibkan, kode ketertelusuran, nilai nominal, peringatan, bahasa, dan setiap tanda yang diwajibkan. Pastikan item yang sama tercantum pada sampel praproduksi fisik dan dikendalikan dalam spesifikasi produksi.
Petunjuk dan informasi keselamatan harus sesuai dengan produk sebenarnya serta persyaratan bahasa di Negara Anggota tujuan. Kumpulan dokumen berbahasa Inggris yang lengkap tidak membuktikan bahwa petunjuk untuk pengguna di pasar dan terjemahan deklarasi yang diwajibkan telah siap untuk Spanyol, Prancis, Jerman, atau tujuan lainnya. Catat negara tujuan dan dokumen yang harus disediakan dalam setiap bahasa sebelum produk dilepas.
7. Klasifikasikan kesenjangan sebelum membayar atau mengirim
| Status | Kondisi bukti | Tindakan importir |
|---|---|---|
| Sesuai | Identitas, konfigurasi, aturan yang berlaku, jalur penilaian, deklarasi, laporan, label, dan petunjuk membentuk satu rantai yang dapat ditelusuri | Simpan kumpulan berkas terkendali dan kaitkan dengan revisi produksi yang disetujui |
| Perlu klarifikasi | Perbedaan kecil dalam penamaan memiliki referensi silang yang dikendalikan produsen dan tidak terdapat perbedaan teknis | Dapatkan dan tinjau pemetaan yang ditandatangani atau dikendalikan sebelum pelepasan |
| Nilai kembali atau uji ulang | Konfigurasi, komponen penting, fungsi, tujuan penggunaan, standar, atau aturan yang berlaku berubah melampaui cakupan yang telah dibuktikan | Gunakan spesialis berkualifikasi untuk menentukan penilaian dan bukti yang diperlukan |
| Hentikan | Produsen atau model tidak dapat dikaitkan dengan dokumen; jalur yang diwajibkan tidak tersedia; atau catatan telah diubah, tidak dapat diverifikasi, atau bertentangan secara material | Jangan mengimpor atau menempatkan produk di pasar UE sampai kesenjangan tersebut diselesaikan |
Pisahkan urgensi komersial dari status bukti. Deposit yang sudah dibayar, pemesanan kapal, atau tenggat pemasok tidak membuat laporan yang tidak sesuai menjadi berlaku. Kaitkan gerbang pembayaran saldo dengan produk dan kumpulan dokumen terkendali, lalu gunakan alur kerja sampel yang disetujui versus produksi massal untuk memastikan bahwa produksi tetap sesuai dengan revisi yang dinilai. Jika pemesanan ulang berikutnya mengubah komponen atau kualitas menurun, buka kembali peta dokumen dan terapkan keputusan pemesanan ulang ketika kualitas pemasok menurun sebelum membiayai produksi berikutnya.
Untuk pengiriman campuran mainan, terapkan pemeriksaan dokumen ini pada setiap konfigurasi yang dipesan dan gunakan matriks bukti SKU untuk pesanan campuran mainan UE guna mencatat baris pesanan yang dapat dilanjutkan dan yang harus tetap ditahan.
Catatan bukti model persis satu halaman
- Penjual yang sah secara hukum, produsen, pabrik jika relevan, merek, dan importir di negara tujuan.
- Model, tipe, SKU, revisi, nilai nominal, opsi, aksesori, firmware, dan tujuan penggunaan secara persis.
- Foto sampel yang disetujui, label nilai nominal, label kemasan, dan pengidentifikasi ketertelusuran.
- Aturan UE dan nasional yang berlaku, persyaratan esensial, dan jalur penilaian.
- Nomor Deklarasi Kesesuaian UE, identitas produk, penerbit, penandatangan, dan tanggal.
- Nomor laporan pengujian dan sertifikat, model dan varian yang dinilai, standar, tanggal, serta perbedaan yang dikendalikan.
- Badan ternotifikasi, peraturan, cakupan, prosedur, dan verifikasi NANDO jika berlaku.
- Indeks dokumentasi teknis, penilaian risiko, komponen penting, label, dan petunjuk.
- Setiap ketidakcocokan, penanggung jawab, bukti yang diwajibkan, tenggat, dan status pelepasan.
- Keputusan akhir dan pihak berwenang yang disebutkan: sesuai, perlu klarifikasi, nilai kembali atau uji ulang, atau hentikan.
Pertanyaan yang berguna bukanlah “Apakah pemasok memiliki dokumen CE?” Pertanyaannya adalah “Dapatkah kita menunjukkan bahwa kumpulan bukti yang lengkap dan terkini benar-benar berkaitan dengan produk persis ini, dalam konfigurasi ini, untuk pasar UE yang dituju?” Jika jawabannya bergantung pada penjelasan lisan untuk menjembatani pengidentifikasi yang bertentangan, rantai buktinya belum lengkap.
Sumber dan batasan
Alur kerja ini menggunakan panduan resmi Komisi Eropa mengenai penandaan CE, Deklarasi Kesesuaian UE, dokumentasi teknis, dan ikhtisar kewajiban importir. Blue Guide 2022 resmi memberikan panduan penerapan lintas sektor, tetapi persyaratan yang mengikat berasal dari peraturan yang berlaku bagi produk tertentu. Panduan ini tidak menentukan peraturan tersebut ataupun menyertifikasi produk apa pun.